Procedury związane z obrotem pieniężnym są jasno uregulowane i przestrzegane. Wymuszają je kanony rachunkowości zmuszające do systematycznego zapisu zdarzeń. W gospodarce materiałowej, towar jeżeli nie jest środkiem trwałym, księgowany jest jako koszty bieżącej działalności ROD. Jest to prawidłowe działanie. Jeżeli po zakupie towar nie przechodzi przez magazyn a idzie wprost do realizacji zadania remontowego lub konserwacji i zostaje tam rozliczony zestawieniem zużytych materiałów, można uznać tę skróconą drogę.
Zdarza się jednak że albo nie wszystkie materiały zostały zużyte lub czasowo odłożono realizację zadania, pozostała nadwyżka musi przejść na magazyn. Pozostawienie jej bez ewidencji morze prowadzić do nieprawidłowego jej wykorzystania.
Podobnie dzieje się w przypadku zakupu narzędzi lub części zapasowych. Tu powinna być prowadzona kartoteka dotycząca daty zakupu, wartości, cech pozwalających na jego identyfikację i komu została powierzona do użytkowania. Jeżeli nie ma tak prowadzonej ewidencji, co często w ROD stwierdzają kontrole, to przy zmianie zarządu ROD, lub osób funkcyjnych (materiały gospodarcze, elektryka hydraulika itp.) trudno udowodnić co jest czyje. Często z tego tytułu wpływają skargi lub niepotrzebne przepychanki. A często są czystą stratą dla ogrodu.
Zwrócić należy uwagę że przedmioty te podlegają inwentaryzacji corocznej.
Zagadnienie to powinny wziąć pod uwagę ogrodowe komisje rewizyjne przy badaniu sprawozdania finansowego ROD i odnotować:
Czy i jak jest prowadzone ewidencja materiałowa ROD ?
Czy była przeprowadzona w tym roku inwentaryzacja ?
Czy osoby funkcyjne, pokwitowały powierzony sprzęt w użytkowanie?
Dobrze prowadzona ewidencja materiałowa w ROD pozwala na uniknięcie wielu kłopotów i jest obowiązkiem każdego zarządu ROD.
Prezes Okręgu PZD w Szczecinie
mgr Tadeusz Jarzębak
